Arkevia s’impose comme la solution sécurisée par excellence développée par Cegedim SRH pour protéger et gérer vos documents RH. Cette plateforme SaaS de coffre-fort numérique permet de centraliser, organiser et conserver à long terme les documents essentiels des ressources humaines, tout en assurant une protection renforcée des données sensibles. Face à la dématérialisation inévitable des documents administratifs, Arkevia répond aux besoins des entreprises et des salariés par :
- Un accès personnalisé et sécurisé aux bulletins de paie, contrats et attestations,
- Une garantie de conformité réglementaire incluant une conservation décennale de 50 ans,
- Une infrastructure certifiée et chiffrée conforme aux meilleures pratiques de sécurité informatique,
- Une simplicité d’utilisation favorisant l’autonomie des salariés et l’efficacité des services RH.
Découvrons les atouts majeurs qui font d’Arkevia un standard incontournable pour la gestion des documents RH en entreprise.
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Arkevia, la solution de confiance pour la gestion sécurisée des documents RH
Conçue par Cegedim SRH, filiale experte en logiciels de paie et gestion du capital humain, Arkevia répond aux besoins croissants de centralisation et sécurisation des documents RH. Depuis son lancement en 2017, cette plateforme SaaS permet aux employeurs de déposer des documents dématérialisés dans un espace personnel dédié à chaque salarié, qui peut ainsi consulter et conserver en toute sécurité ses bulletins de paie, contrats, avenants et attestations.
Avec plus de 350 clients dont des acteurs majeurs comme Leroy Merlin et Altran, Arkevia gère des millions de documents RH chaque année. Ce succès repose non seulement sur la robustesse de l’infrastructure, mais aussi sur un positionnement clair : faciliter la vie des salariés tout en allégeant la charge administrative des services RH. La solution est compatible aussi bien avec les groupes français qu’avec les entreprises internationales.
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Les garanties techniques d’un coffre-fort numérique hautement sécurisé
Arkevia se distingue par un niveau de sécurité élevé, attesté par plusieurs certifications essentielles :
- ISO 27001, garantissant un management rigoureux de la sécurité de l’information,
- NF Z42-013, qui valide la conformité à l’archivage électronique à valeur probante,
- SOC 2 et SOC 3, attestant la conformité aux exigences de sécurité et confidentialité,
- HDS (Hébergeur de Données de Santé), une distinction rare et exigeante, gage de confiance accrue.
L’ensemble des données est chiffré avec l’algorithme AES 256 bits de bout en bout, assurant que seuls les utilisateurs détiennent les clés de déchiffrement. Les serveurs étant hébergés en France, les données bénéficient également de la protection offerte par le RGPD et la législation française. Cette politique dite de zéro connaissance signifie que même les équipes techniques de Cegedim SRH n’ont pas accès au contenu des fichiers, garantissant ainsi une confidentialité maximale.
Respect de la réglementation et obligations liées aux bulletins de paie électroniques
Depuis la réforme du Code du travail en 2016, la remise des bulletins de paie au format électronique est devenue la norme, sans nécessiter l’accord préalable du salarié. Cette évolution législative, officialisée par le décret d’application en 2017, a fortement encouragé l’adoption d’outils comme Arkevia pour la gestion dématérialisée des documents RH.
L’article L3243-2 reconnaît la valeur légale des bulletins électroniques identique à celle des documents papier, utilisables dans toutes les démarches administratives, juridiques ou financières. Par ailleurs, la solution respecte strictement l’article D3243-8 qui impose :
- Une conservation accessible des documents pendant 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié atteigne 75 ans,
- Une garantie d’accès même en cas de changement de prestataire ou cessation d’activité de l’entreprise,
- La possibilité pour le salarié de demander un format papier dans un délai de 30 jours.
Cette conformité réglementaire rassure tant les employeurs que les salariés sur la pérennité et la validité des documents stockés dans Arkevia.
Accéder à Arkevia et activer son coffre-fort numérique RH
Le parcours d’activation de votre espace personnel MyArkevia est simple et sécurisé. Après réception d’un email contenant votre matricule et un code provisoire, il vous suffit de :
- Visiter la page MyArkevia et sélectionner l’option d’activation de compte,
- Saisir votre matricule et le code temporaire pour initialiser l’accès,
- Définir un mot de passe personnalisé et valider votre adresse email,
- Consulter immédiatement les documents déposés par votre employeur.
Une application mobile disponible sur iOS et Android facilite aussi la consultation et le téléchargement des documents en mobilité, offrant une flexibilité appréciable aux salariés.
Si l’email d’activation ne parvient pas rapidement, il est utile de vérifier le dossier de courrier indésirable avant de solliciter le service RH qui peut renouveler le code.
Retour d’expérience : une solution adoptée par salariés et services RH
Les utilisateurs d’Arkevia saluent unanimement la disponibilité permanente de leurs documents, évitant les démarches chronophages auprès des services RH. Cette fonctionnalité est particulièrement précieuse pour des documents anciens, souvent difficiles à retrouver dans leurs archives physiques. Sur le plan opérationnel, les directions des ressources humaines mesurent un gain significatif en termes de réduction des coûts liés à l’impression, l’affranchissement et la gestion manuelle des dossiers, particulièrement pour les entreprises de taille moyenne ou grande.
Pour illustration, une entreprise de 500 salariés déclare économiser plus de 30 000 euros annuels grâce à la dématérialisation des bulletins de paie. Cet aspect financier favorise l’adhésion des directions financières pour accompagner la transition numérique.
Les points à améliorer concernent surtout la première activation et la récupération des accès oubliés, qui peuvent générer des délais pour les salariés moins familiers avec les outils numériques. Cela constitue un axe d’amélioration potentiel pour renforcer l’expérience utilisateur d’Arkevia.
Arkevia dans l’écosystème numérique des ressources humaines
Arkevia s’intègre parfaitement dans l’offre globale de Cegedim SRH, notamment avec ses solutions de paie comme Cegedim Outsourcing, et ses outils dédiés à la gestion des congés et absences. Cette cohérence applicative est plébiscitée par les grandes entreprises à la recherche d’une homogénéité dans leurs systèmes d’information RH.
Le label HDS obtenu par Arkevia ouvre aussi des perspectives prometteuses dans le secteur sanitaire, où la protection des données sensibles est une exigence accrue. La gestion documentaire RH dans ce secteur devient plus sûre, répondant à des exigences réglementaires spécifiques.
Par-delà la technologie, Arkevia offre un véritable confort aux salariés : plus besoin de fouiller dans leurs archives ou de rappeler les RH pour retrouver un bulletin d’il y a plusieurs années. Le coffre-fort numérique leur permet d’accéder à leurs documents essentiels en toute simplicité, en tout lieu et à tout moment.
Cette vidéo présente les fonctionnalités clés d’Arkevia ainsi que les avantages de sa solution sécurisée pour la gestion des documents RH.
Découvrez dans ce reportage les bénéfices de la dématérialisation des documents RH avec des retours clients concrets et des explications sur la sécurité informatique.
| Caractéristique | Description | Avantage clé |
|---|---|---|
| Conservation | Durée garantie de 50 ans, alignée avec les obligations légales | Pérennité et disponibilité à long terme des documents |
| Sécurité | Chiffrement AES 256 bits et politique zéro connaissance | Confidentialité maximale des données sensibles |
| Certifications | ISO 27001, NF Z42-013, SOC 2/3, HDS | Conformité réglementaire et reconnaissance internationale |
| Accessibilité | Plateforme SaaS accessible 24/7 via desktop et mobile | Praticité pour les salariés et les services RH |
Pour mieux comprendre comment sécuriser et simplifier la gestion des documents RH grâce à Arkevia, vous pouvez aussi consulter les solutions contemporaines liées à la gestion de vos accès électroniques, tels que contact via webmail sécurisé ou la gestion client avancée dans des environnements sécurisés comme l’espace client Société Générale.
